Canal ético – Sistema Interno de Información
Alegra School ha habilitado este Canal Ético o Sistema Interno de Información en cumplimiento de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. A tal efecto ponemos a disposición del usuario informante un cauce preferente, a través del cual pueda comunicarnos aquellas acciones u omisiones de las que, dentro de un contexto laboral o profesional, en el seno de nuestra entidad o en la actuación de terceros que hayan contratado o contraten con nuestra entidad, hubiera obtenido información y que considere pudieran ser constitutivas de infracciones del Derecho de la Unión Europea (con el ámbito que establece la Ley 2/2023) o de infracción penal o administrativa grave o muy grave del ordenamiento jurídico interno.
No se trata por tanto de un canal de quejas o sugerencias. No son objeto del Canal y serán archivadas sin trámite, las comunicaciones referentes a dudas, consultas o quejas, acerca de una situación laboral que no suponga una irregularidad o posible vulneración de los valores y principios éticos de la Organización. En este caso, está procedimentado que la consulta podrá formularse personalmente ante su responsable, ante la Departamento de RRHH y ante la Directora de Innovación y Proyección académica, así como a través del contacto de atención al cliente de la Organización.
A fin de garantizar la mayor confidencialidad del comunicante, así como de la información y/o documentación que se aporte con las comunicaciones, estas se interpondrán en el Canal Interno de Información a través de este enlace.
Este canal, permite la presentación de comunicaciones de forma confidencial, permitiendo que las comunicaciones sean anónimas o no y dispone de unas medidas de seguridad extremas que garantizan la total confidencialidad de la información y de los datos que se proporcionen a través de este canal.
El comunicante, una vez accede al formulario, completa una serie de campos predefinidos a través de los cuales comunica la incidencia, decidiendo si su comunicación va a ser anónima o no.
No obstante, a los efectos de poder recabar la información necesaria para su gestión y para un análisis exhaustivo del problema, se recomienda al informante identificarse o, al menos, proporcionar unos datos de contacto para poder dirigirse a él en el caso de ser necesario.
Tanto si el comunicante decide identificarse en el momento de la presentación de la comunicación como si no, deberá de aportar necesariamente los siguientes datos:
(i) Relación con la organización: si el informante tiene una relación interna con la empresa (persona trabajadora, directivo/a, etc.) o si es externo a la misma (proveedor, colaborador, etc.).
(ii) Tipología de la conducta a comunicar: seleccionando el tipo de conducta que más se ajuste a la situación que quiere comunicar el informante.
(iii) Relato detallado y exhaustivo de los hechos que se comunican (fecha, hora, lugar, personas afectadas y cualquier otra circunstancia concurrente que sirva para esclarecer los hechos).
(iv) Fecha de la incidencia.
(v) Documentación acreditativa de los hechos comunicados, si la hubiere.
Si el usuario informa la comunicación de manera anónima y no incluye ningún dato identificativo, una vez completa y envía el formulario, recibirá un código único y una URL a través de la cual puede seguir la evolución de su comunicación (esta URL también se facilita en el caso de las comunicaciones identificadas).
El acceso a los datos del comunicante o a cualquier otra información relativa a la comunicación quedará limitado exclusivamente al asesor externo independiente, GRUPO ADAPTALIA, como Gestor del Canal encargado de la recepción y gestión de las comunicaciones que actuará como intermediario entre el comunicante, facilitando el contenido de la comunicación a esta pero no de los datos personales del comunicante y el órgano instructor o responsable de la investigación (interno o externo a la organización) de la Organización, que llevará a cabo la investigación de los hechos comunicados.
No obstante, será lícito su acceso por otras personas, o incluso su comunicación a terceros, cuando resulte necesario para:
- La adopción de medidas disciplinarias, en los casos de una comunicación falsa.
- En caso de existir un requerimiento de identificación por las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad, Administraciones Públicas con competencias sobre las acciones comunicadas y Tribunales de Justicia u otros órganos jurisdiccionales.
- Ser imprescindible para la investigación de la comunicación.
Se guardará la máxima confidencialidad y reserva acerca de la identidad del comunicante y de los documentos o cualquier otra evidencia que se aporte a lo largo del proceso.
A fin de cumplir con lo dispuesto en los apartados anteriores, será obligación de la Organización la adopción de las medidas técnicas y organizativas necesarias para preservar la identidad y garantizar la confidencialidad de los datos correspondientes a las personas afectadas por la información suministrada, especialmente la de la persona que hubiera puesto los hechos en conocimiento de la entidad, en caso de que se hubiera identificado.
Los datos de los intervinientes en el procedimiento serán gestionados de acuerdo a lo establecido en el RGPD y en la LOPDGDD y serán incorporados al Registro de Actividades del Tratamiento de la Organización como Responsable de Tratamiento, con domicilio en C/ Sorolla, 4 (Majadahonda), con la finalidad de gestionar, investigar y resolver las comunicaciones en relación a la presunta comisión de irregularidades.
Los comunicantes podrán ejercitar gratuitamente sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad, acompañando la información necesaria mediante alguno de los siguientes medios:
1. Escrito dirigido a: GRUPO ADAPTALIA LEGAL-FORMATIVO, S.L., CL. JULIÁN CAMARILLO 26, 4ª PLANTA / 28037 – MADRID (MADRID).
2. Por correo electrónico a la dirección: legal@grupoadaptalia.es
Información necesaria:
- Nombre y apellidos del interesado.
- Fotocopia del DNI, pasaporte u otro documento válido que lo identifique, o de la persona que lo represente, en su caso.
- Petición en que concreta la solicitud.
- Dirección a efectos de notificación, fecha y firma del solicitante.
- Documentos acreditativos de la petición que formula, en su caso.
Si el destinatario de la presente política desea obtener documentación adicional y detallada sobre la política de privacidad, podrá consultarla en el margen izquierdo del Canal, haciendo clic en el siguiente enlace:
https://centinela.lefebvre.es/public/concept/1893236?access=OVl2BQuso3nyb50%2BKacwn4 OnmtSHpAWQh6tALgeBEp0%3D
o remitiendo correo electrónico a legal@grupoadaptalia.es.
Se garantiza a todos los comunicantes de buena fe que la Organización no podrá, ni antes, ni durante, ni con posterioridad a la recepción de la comunicación, adoptar medida alguna que les perjudique en su carrera profesional o que suponga la cesación de la relación laboral o profesional con la empresa o cualquier otra consecuencia negativa para el profesional o las personas de su entorno. En todo caso, la protección del comunicante no le eximirá de las responsabilidades en que hubiese podido incurrir por hechos diferentes de los que constituyan objeto de la comunicación.
Aquellos comunicantes de mala fe que presenten comunicaciones falsas o comunicaciones que tengan por única finalidad menoscabar la reputación de la empresa o de cualquiera de sus profesionales, se someterán a los procedimientos y sanciones disciplinarias que correspondan de acuerdo con la legislación laboral vigente en cada momento y el convenio colectivo que resulte de aplicación.
Tramitación y gestión de las comunicaciones
La comunicación será recibida por el Gestor del Canal (GRUPO ADAPTALIA), constituido por una persona asesora externa e independiente a la organización que procederá a su clasificación, tramitación y asignación de un código único (en caso de haberla presentado de forma anónima) y una URL a través de la cual el comunicante podrá identificar la comunicación presentada y solicitar información sobre su curso. El Gestor del Canal deberá acusar recibo de la comunicación en el plazo máximo de 7 días1 desde la fecha de su recepción y, en caso de ser necesario, solicitará al comunicante información adicional para aclarar aspectos de la comunicación que sean claves para determinar si es susceptible de continuar con la investigación posterior. Si en el plazo de 15 días naturales el comunicante no aporta dicha información y subsana los defectos señalados, se procederá a su archivo sin trámite de investigación.
En el supuesto de que el Gestor del Canal considere que no hay indicios para continuar con el curso de la comunicación se procederá a su archivo. Asimismo, de no proporcionar el comunicante la información indicada en el párrafo anterior y no ser posible conseguirla por otros medios, también se procederá a su archivo. En el caso de que en el futuro se consigan los datos requeridos, nuevos indicios o información adicional, será necesaria la apertura de un nuevo expediente.
En los demás casos, el Gestor del Canal, tras el análisis preliminar de la comunicación, podrá:
1. Archivar sin trámite de investigación y finalizar el expediente, en el supuesto de que:
- La comunicación no cumpla con los requisitos mínimos formales para su tramitación.
- La conducta no presente indicios razonables de suponer una infracción.
- La comunicación se refiere a una duda, consulta o queja (p.ej. sobre una situación laboral, características de un producto, etc.), sin que suponga una infracción.
- El contenido de la comunicación resulte manifiestamente irrelevante.
2. Admitir a trámite de investigación.
El Gestor del Canal remitirá a la Organización, a través del contacto de enlace, toda la información y documentación recopilada de la comunicación, a excepción de los datos personales del comunicante. En concreto no se comunicará a la empresa el nombre, apellidos, email y teléfono de contacto del comunicante.
El estado de ambos supuestos podrá consultarlos el comunicante a través de la URL generada una vez cumplimentó y envió el formulario de la comunicación.
El proceso de investigación se desarrolla en un plazo máximo de 60 días desde la recepción de la propuesta de investigación, prorrogables por un máximo de 30 días, si no se ha identificado por parte del comunicante a las personas involucradas, si no se han obtenido todas las pruebas necesarias para concluir la investigación o por otras razones que lo justifiquen debidamente.
Informe final
Una vez finalizadas todas las diligencias de investigación, el órgano instructor elaborará con la mayor celeridad posible un informe final que contendrá detalle de las presuntas irregularidades, de los trabajos realizados, sus conclusiones respecto a los hechos acontecidos y, si es el caso, una propuesta de acciones o controles a llevar a cabo por la Organización para impedir que dicha irregularidad se vuelva a producir.
